Cómo usar la regla del 80/20 en el trabajo

Alfonso SBInteresanteLeave a Comment

Trabajar con la regla 80/20

¿Tratando de conseguir más cosas en el trabajo? Con las distracciones, las emergencias y las tareas rutinarias comiéndose una gran parte de tu día, puede ser una lucha. La mayoría de los empleados responden trabajando más duro, que por lo general implica más horas, plazos más cortos y mucho lamentarse por no conseguir más trabajo hecho.

No tenemos nada en contra del trabajo duro: a menudo la única manera de cumplir con tus objetivos es ponerse a ello y manejar las cosas por ti mismo. Sin embargo, todos conocemos la expresión “más vale maña que fuerza” – aún así, la mayoría de nosotros dependemos de “trabajar más” para sacar adelante las cosas. No nos malinterpretes; no puedes salir de todos los problemas con una idea feliz. Sin embargo, si has estado confiando exclusivamente en trabajar más duro, hay algunos trucos que te ayudarán a ser más eficiente.

Sigue leyendo para aprender lo que la regla 80/20 significa en el trabajo es y los beneficios de su aplicación.

¿El Pareto qué?

La regla fundamental y la disposición a desarrollar es algo llamado el “principio de Pareto.” El principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, establece que el 80% de los resultados provienen del 20% de los recursos (y, a la inversa, el otro 20% de los resultados provienen del otro 80% de los recursos). El principio debe su nombre a Vilfredo Pareto, un matemático italiano de principios del siglo pasado. Pareto observó que el 80% de la tierra en su Italia natal era propiedad del 20% más rico de la población. Pareto llegó a comentar que el 20% de las plantas de guisantes de su jardín produce el 80% de los guisantes que cultivaba.

El principio de Pareto establece que un pequeño desequilibrio en realidad nos puede beneficiar. Al centrarse en las cosas que producen los mayores beneficios, podemos obtener los mejores resultados con el mínimo de esfuerzo. Esto implica trabajo duro, por supuesto, pero puedes alcanzar tus metas de una manera eficiente, en lugar de la sensación de estar golpeándote la cabeza contra un muro una y otra vez – un sentimiento que todos hemos tenido al perseguir nuestras metas. Todos sabemos aplicar este principio en cierta medida, y todos tratamos de centrarnos en las cosas importantes, incluso si al hacerlo acabamos por ignorar las más triviales. Pero puedes obtener información valiosa sobre tu trabajo aplicando este principio en todos los aspectos de tu vida laboral . Sigue leyendo para obtener ideas, tanto obvias como sutiles, de cómo hacer que la regla 80/20 trabaje para ti.

El núcleo de tu trabajo

El uso más importante de la regla 80/20 es definir el “núcleo” de tu trabajo. ¿Cuáles son las principales tareas y funciones que componen tu trabajo? Todos los trabajos tienen una gran cantidad de pequeñas actividades diarias y tareas menores, pero debajo de todo esto están las tareas centrales que son lo más importante – las cosas que causan problemas para la empresa o el cliente si no se llevan a cabo. ¿Cuáles son las pocas cosas que, bien hechas, significan que estas haciendo bien tu trabajo? ¿En que se fija tu jefe cuando piensa en el trabajo que estás haciendo – que números importan más? ¿Qué responsabilidades? ¿Y tus clientes y compañeros de trabajo?

Utiliza la regla 80/20 para identificar qué tareas forman tu núcleo y asegúrate de cumplirlas con excelencia. Si eres un jefe , nunca debes delegar las tareas fundamentales de tu trabajo a tu equipo, a menos que estés preparando a alguien para que ocupe tu puesto cuando te asciendan o te vayas. Si eres un empleado, nunca debes descuidar estas tareas. Ya que es difícil salir del trabajo con todo terminado, si completas el núcleo de tus tareas con excelencia, ya has hecho el 80% del camino, y eso es más que la mayoría.

Saber qué puedes dejar de hacer

La aplicación de la regla 80/20 en el trabajo te ayuda a saber qué puedes dejar de hacer cuando no tienes tiempo para hacerlo todo. Todos tenemos períodos de tiempo que son más apurados para nosotros de lo habitual, y tendrás que tomar decisiones sobre qué se termina y qué va a tener que esperar. Por ejemplo: Trabajas en ventas y el 20% de tus clientes representan el 80% de tus ventas – estos son tus clientes más valiosos. Imaginemos que regresas a tu escritorio y te has perdido dos llamadas: una es de un cliente “estrella” del 20%, la otro de un cliente menor. Ambas llamadas son valiosas y hay que cuidar y atender a ambos clientes, ¿pero a quién hay que llamar primero? Al cliente estrella, por supuesto. Si surge algo inesperado, y no eres capaz de devolver la segunda llamada de inmediato, al menos has logrado el 80%. Mientras que ser interrumpido no es lo ideal, es un hecho en los negocios, así que mejor será dar prioridades en tu trabajo para hacer frente a la amenaza de las interrupciones – termina el trabajo más importante en primer lugar.

Las mayoría de los resultados en el menor tiempo

El ejemplo de las ventas es un poco simplista: los vendedores asisten naturalmente a sus clientes más grandes primero. Trabajan a comisión, por lo que llamar primero al cliente estrella es sólo un vendedor siguiendo el dinero. El principio, sin embargo, funciona para todos los aspectos del trabajo: así como hay clientes estrella y tareas que forman el núcleo de tu trabajo, la regla 80/20 se puede aplicar a tu productividad también. No te preocupes, no vamos a iniciar un  discurso agitando las manos sobre la productividad en el lugar de trabajo; hay, sin embargo, una manera mejor que ir corriendo para completarlo todo para terminar saliendo del trabajo con la sensación de agotamiento mental y físico.

Si inviertes un poco de tiempo y cabeza, puedes resolver las claves para un día de trabajo efectivo y cómo centrarte en ellas. Por ejemplo, el principio afirma que el 20% de tus compañeros de trabajo (o, si eres el jefe, tus empleados) producen el 80% de los resultados. Identifica estas personas “que rematan la faena” y trabaja con ellos tanto como sea posible antes que con el otro 80%. Digamos que necesitas información clave y puedes obtenerla llamando a una de dos personas. La primera es un caos desorganizado, mientras que la otra parece tenerlo todo a la mano. ¿Qué llamada sería más rápida y eficiente ? Ahí hay un enorme ahorro de tiempo, y eso es sólo una llamada telefónica; aplica el principio de todo tu trabajo con los demás y quédate con las personas eficientes. Sacarás más trabajo adelante.

Por último, aplica el principio a lo largo del día: ¿hay un momento del día en el que eres más eficaz? Esa hora del día en la que estás más despierto, con más energía y sin distracciones? Ese es el momento del día para hacer frente a tus desafíos más valiosos y difíciles. Si alineas el mejor 20% de tu día con el 20% superior de tu trabajo, podrás hacer más cosas en ese sprint de lo que la mayoría logra en una jornada.

Trabajar de forma más inteligente

El principio de Pareto es sólo eso: un principio, una regla. En realidad no creemos que el 20% de los clientes producen el 80% de ganancias en un margen fijo. El 23% de los clientes podría producir el 80%, el 60% o incluso el 90% de los resultados. El objetivo del principio es darse cuenta de que ciertas acciones tienen resultados mucho mayores, y centrándose en ellas y haciendo tiempo para el resto de tu trabajo después, te aseguras de que estás recibiendo los mejores resultados. El trabajo es el trabajo, y además de usar la cabeza para conseguir mejores resultados, todavía vas a tener que trabajar duro para conseguir esos resultados.